هیات نظارت اداره ثبت و حدود وظایف و صلاحیت آن

هیأت نظارت چیست؟

تا قبل از دی ماه ۱۳۵۱ فقط یک هیأت نظارت در پایتخت برای کلیه ادارات ثبت سراسر کشور وجود داشت. در واقع مرجعی کشوری به شمار می آمد که صلاحیت رسیدگی به اشتباهات ثبتی و حتی صدور سند مالکیت داشت و از این حیث با شورای عالی ثبت ، دارای وجه اشتراک بود .

اصلاح مواد ۶ و ۲۵ قانون ثبت در 1351/10/18 رخ داد که بسیار حائز اهمیت بود. اکنون هیأت نظارت:

 « مرجعی است اداری برای رسیدگی به اختلافات و اشتباهات ثبتی و اعمالی که ماهیتاً در زمره اعمال قضایی می باشند. هیات نظارت مستقر در اداره ثبت هر استان می باشد.»

محل تشکیل هیأت نظارت در اداره ثبت استان ( به تعداد استانها و سی استان ، سی هیأت نظارت داریم ) و تعداد جلسات آن حداقل دوبار در هفته است. (بستگی به تراکم پرونده ها دارد و باید پرونده باشد تا لزوم تشکیل جلسه باشد و منظور این است که امور به سرعت انجام شود.)

طبق تبصره ماده ۲۰ ق.ث :

«اعتراض از طرف غیر مجاور به حدود واصل ملک شود یا مجاور با حدود تعیین شده در صورت مجلس تحدید حدود ، سند مالکیت گرفته باشد و یا به موجب گرفتن سند از اعتراض صرفنظر نموده باشد ، رئیس واحد ثبت نظر خود را در بی اثر بودن اعتراض به معترض ابلاغ می نماید. در صورتی که معترض به تصمیم واحد ثبتی اعتراض داشته باشد ، می تواند ظرف ۱۰ روز اعتراض خود را به هیأت نظارت اعلام دارد.»

ماده ۸ آیین نامه اجرایی ، ماده ۱۳۳ برنامه چهارم توسعه:

«چنانچه در آرای صادره هیأت به علت سهو قلم ، مطلبی ساقط یا اشتباهی رخ داده باشد ، هیأت نظارت و شورای عالی ثبت صالح به رسیدگی می باشند. »

اعضاء هیات نظارت ثبت اسناد و املاک

طبق ماده ۶ قانون ثبت : « برای رسیدگی به کلیه اختلافات و اشتباهات مربوط به امور ثبت اسناد و املاک ، در مقر هر دادگاه استان ، هیأتی به نام هیأت نظارت مرکب از ۳ نفر :

۱- یک نفر رئیس ثبت استان / یا قائم مقام او.

۲- دو نفر از قضات دادگاه تجدیدنظر استان به انتخاب رییس قوه قضائیه. ( این اختیار به رؤسای دادگستری استان تفویض شده )

 به کلیه اختلافات و اشتباهات مربوط به امور ثبت در حوزه قضایی هر استان رسیدگی می نماید.»

جلسات هیأت نظارت با حضور یک عضو قضایی و دو عضو ثبتی که یکی از آنها علی البدل است قانوناً و اصولاً رسمیت دارد و تصمیماتشان معتبر است.

رویه معمول صلاحیت هیأت نظارت هر استان بر مبنای حوزه ثبتی  – نه حوزه قضایی – آن حکایت می کند.

ماده ۲۵ ق.ث : در مورد صلاحیت های هیأت نظارت ، آرا صادره بر اساس بند ۲ و ۳ و ۴ و ۶ و ۸ قطعی است و آرا صادره بر اساس  بند ۱و ۵ و ۷ بعد از رسیدگی و صدور رأی توسط هیأت نظارت قابل اعتراض و تجدیدنظر در شورای عالی ثبت می باشند.

آرا شورای عالی ثبت قابلیت تجدیدنظر در دیوان عدالت اداری را دارند ، پس به طریقه اولی آرا صادره قطعی سایر بند های ماده ۲۵ هم قابل تجدید نظر در دیوان عدالت اداری می باشند.

بند ۴ اصلاحی ماده ۲۵ ق. ث : «هر گاه بعد از رسیدگی هیأت نظارت نسبت به اشتباهی که در جریان عملیات مقدماتی ثبت روی داده است ، احراز شود که رفع اشتباه یا اصلاح ، مخل حق دیگری است به ذینفع اخطار داده می شود که می تواند به دادگاه مراجعه نماید.»

در موارد وقوع اشتباه مخل حق دیگری و به طریق اولی در مواقع بروز اختلاف ، هیأت نظارت و حتی شورای عالی ثبت ، فاقد صلاحیت برای رسیدگی ماهوی می باشند و اداره ثبت محل نیز دستور رفع اشتباه یا اصلاح آن را فقط پس از تعیین تکلیف و حکم نهایی در دادگاه صادر خواهد نمود.

بند ۶ اصلاحی ماده ۲۵ ق.ث : «هیأت نظارت در مورد عملیات تفکیک ، رسیدگی و رفع اشتباه می کند مشروط بر اینکه رفع اشتباه مزبور خللی به حق کسی نرساند.» خارج از آن تکلیفی ندارد ‌.

بنابراین اگر عملیات تفکیکی منتج به انتقال رسمی یا ثبت در دفتر املاک نشده باشد ، و خللی به حقوق دیگران وارد نشود اقدام ، بر طبق مقررات با اداره ثبت است و اگر منتج به انتقال رسمی یا ثبت دفتر املاک شده باشد به شرطی که خللی به حق کسی وارد نشود با هیأت نظارت است. نظر شورای عالی ثبت از لحاظ وحدت رویه برای هیأتهای نظارت لازم الاتباع است و اگر خللی به حقوق دیگری وارد شود رسیدگی با دادگاه می باشد.

صلاحیت هیات نظارت

ماده ۲۵ ، از ۸ بند و ۵ تبصره و مکرر ماده ۲۵ قانون ثبت تشکیل می شود. در بند ۱ در قسمت دوم ؛ «رسیدگی به تزاحم و تعارض اشخاص ، رفع اختلاف و تعیین تکلیف و ابطال و یا اصلاح درخواست ثبت (اظهارنامه) »، و در بند ۵ ؛ «تعارض در اسناد مالکیت ، کلا یا بعضا نسبت به اصل ملک، حدود و حقوق ارتفاقی » در صلاحیت هیأت نظارت است.

وقوع تعارض در اسناد مالکیت ، ناظر به وقوع تعارض در املاک نیز می باشد و اختلافات بین متقاضی و دیگران ، معمولاً در تصرفات روی می دهد. اداره ثبت محل تضاد و تقابل میان ادله طرفین را مانع اتخاذ تصمیم به منظور پذیرش درخواست ثبت متقاضی تشخیص می دهد و ناچار می شود موضوع را به اداره کل ثبت استان ، جهت طرح در جلسه هیأت نظارت گزارش نماید.

شکایت از رای هیات نظارت ثبت  

شورای عالی ثبت چیست و در کجا قرار دارد؟

این شورا فقط در تهران است و صلاحیت و حوزه آن تمام کشور می باشد.

بند ف ماده ۱ آیین نامه مفاد اسناد رسمی ۱۳۸۷: «عالی ترین مرجع رسیدگی اداری در امور ثبتی ، که برای تجدیدنظر در آرا هیأت نظارت ، از دو شعبه املاک و اسناد تشکیل می شود‌.»

۱- آرا هیأت نظارت در بندهای ۱ و ۵ و ۷ ماده ۲۵ قانون ثبت : با شکایت ذینفع ، قابل تجدیدنظر در شورای عالی ثبت می باشد.

۲- مدیر کل سازمان ثبت کشور به منظور ایجاد وحدت رویه در مواردی که آرا هیأت نظارت متناقض و یا خلاف قانون صادر شده باشد ، موضوع را برای رسیدگی و اعلام نظر به شورای عالی ثبت ارجاع می نماید.

۳- در صورتیکه رأی هیأت نظارت به موقع به اجرا گذارده نشود ، طبق نظر و دستور شورای عالی ثبت به موقع به اجرا گذارده می شود.

صدور رای وحدت رویه توسط شورای عالی ثبت

رسیدگی و اعلام نظر نسبت به آرا متناقض و یا مخالف قانون که از طرف هیأت های نظارت مستقر در ادارات کل ثبت استانها صادر می شوند ، هر چند قابل تجدید نظر نیستند ، اما از طرف رئیس سازمان ثبت کشور به منظور رسیدگی و ایجاد وحدت رویه به شورای عالی ثبت ارجاع می شوند و نظر شورا برای هیات های نظارت لازم الاتباع خواهد بود.

ماده ۱۶ آیین نامه اجرایی رسیدگی اسناد مالکیت معارض: «آرای شورا در مورد وحدت رویه به کلیه هیأت های نظارت ابلاغ و‌ در روزنامه رسمی و عندالاقتضا در هفته نامه دادگستری درج و در آخر هر سال مجمع آنها از طرف ثبت کل چاپ و منتشر خواهد شد.» که چاپ آرا قبل سال ۱۳۵۷ صورت میگرفت ولی بعد انقلاب به کلی فراموش شده است.

 عرصه و اعیان ملک و سند ششدانگ

ماده ۲۵ مکرر قانون ثبت:

«شورای عالی ثبت دارای دو شعبه شامل شعبه مربوط به املاک و شعبه مربوط به اسناد می باشد. هر یک از شعب مذکور ، دارای سه عضو می باشند.

۱- دو عضو آن از قضات دیوان عالی کشور به انتخاب رئیس قوه قضاییه.

۲- یک عضو ؛یا معاون امور املاک سازمان ثبت ، در شعبه املاک. یا ، معاون امور اسناد سازمان ثبت ، در شعبه اسناد.»

ماده ۱۱ آئین نامه ؛

«رسیدگی اسناد مالکیت معارض ، شورای عالی ثبت حداقل یک بار در هفته و در محل سازمان ثبت کشور تشکیل جلسه خواهد داد. »

ماده ۱۵ آئین نامه ؛

با صدور دستور طرح موضوع در شورای عالی ثبت ، اجرای رأی هیأت نظارت متوقف می شود و هر گاه شورا پس از رسیدگی رأی قبلی را تأیید نماید ، عملیات اجرایی تعقیب خواهد شد.»

آرا صادره از شورای عالی ثبت قابل اعتراض در دیوان عدالت اداری و همچنین آرا قطعی صادره از هیأت های نظارت را نیز باید قابل شکایت در دیوان مذکور بدانیم.

 حق عرصه و اعیان و قوانین ثبتی مرتبط 

هیأت حال اختلاف ماده ۱۴۷

مواد ۱۴۷ و ۱۴۸ قانون ثبت مصوب ۱/۱۰/۱۳۵۱به قانون ثبت الحاق گردیده :

برای رفع اختلاف موجود بین صاحبان اراضی واقع در محدوده شهرهای درود ، فریدون ، شهر کرد و کرمان ، هیأتی ۳ نفره معروف به هیأت حل اختلاف مرکب از :

۱- دو نفر از قضات حوزه قضایی همان محل به تعیین وزیر دادگستری .

۲- یک نفر رئیس ثبت محل.

که به اختلافات موجود با توجه به اوضاع و احوال و استطاعت بطور کدخدا منشی رسیدگی و رأی مقتضی صادر می نمود. و حسب مورد می توانست رأی به پرداخت بهای عادل اراضی در تاریخ تصرف و اجرت المثل آن تا تاریخ صدور رأی صادر نماید یا به پرداخت بهای اعیانی ، رأی به خلع ید متصرف می داد. صاحبان اینگونه املاک اغلب برای اخذ امتیاز آب و برق و گاز و سایر امکانات تاسیساتی به سازمانها مراجعه و بعضی سازمانها به نحو مقطعی مشکلات آنها را مرتفع کردند

با الهام از مواد ۱۴۷ و‌۱۴۸ قبلی در 1365/04/31 اصلاح و حذف موادی از قانون صورت گرفت و هیأت حل اختلاف مرکب از :

۱- دو قاضی به انتخاب شورای عالی قضایی .

۲- یک نفر از اعضای متعهد ثبت به انتخاب سازمان ثبت.

در اداره ثبت تشکیل و در صورت انتقال عادی و به توافق طرفین تأیید می گردید ، سند مالکیت به نام متقاضی صادر می نمود. این ماده ۲ بار تمدید و تا تاریخ 1383/09/23 پذیرش درخواست می نمود و مرجع تجدیدنظر از آرای هیأت های حل اختلاف دادگاه ها بودند.