شرایط پلمب دفاتر تجاری

زمانی که برای شرکت یا موسسه و یا حتی کسب و کار خود درخواست دفاتر تجاری می دهیم، باید شرایط پلمب دفاتر تجاری را رعایت کنیم تا بعداً دچار مشکل نشویم و زیر ذره بین دستگاه مالیاتی نباشیم.

· دفاتر باید به درستی پلمب شده و کاملا صفحات شماره گذاری شوند و شماره به ترتیب و مرتب باشند.

چون دفاتر تجاری ، سندیت دارند و دلیل محسوب می شوند برای حفظ اعتبار و مصون داشتن آن ها از تقلب و دست بردن احتمالی، شماره گذاری صفحات و امضاء و پلمب آن ها ، لازم شده است.

 *** دفاتر تجاری به استثناء دفتر کپیه ، قبل از آن که چیزی در آن نوشته شده باشد، باید توسط نماینده اداره ثبت ، امضاء شود. ***

برای دفتر کپیه امضای مزبور لازم نیست . ولی باید اوراق آن، دارای شماره ترتیبی باشد. در موقع تجدید سالیانه هر دفتر ، مقررات مزبور رعایت خواهد شد.

امضاء و پلمب دفاتر تجاری، در تهران توسط اداره کل ثبت شرکت ها و موسسات غیرتجاری  و در خارج از تهران توسط متصدی مخصوصی که از سوی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور تعیین می گردد، انجام می شود.

دفتر روزنامه، دفتر کل و دفتر دارایی که برای امضاء به متصدی امضاء ، تسلیم می شود باید دارای شماره ترتیبی بوده و قیطان کشیده باشد. متصدی امضاء ، مکلف است صفحات دفتر را شمرده، در صفحه اول و آخر هر دفتر مجموع عدد صفحات آن را با تصریح به اسم و رسم صاحب دفتر، بنویسد. تاریخ و امضاء را قید کند و دو طرف قیطان را با مهر سربی، که وزارت دادگستری برای این مقصود تهیه می نماید، منگنه کند.

***  لازم است که کلیه اعداد حتی تاریخ، با تمام حروف نوشته شود.  ***

· دفاتر نباید با مداد یا هر وسیله ای که به مرور زمان نوشته ها پاک شود تحریر گردد بهتر است با خودکار مشکی نوشته شده و یا اینکه اگر می خواهید با مداد بنویسید باید بعدا با خودکار مشکی روی نوشته ها را پررنگ کنید.

· پلمب دفاتر باید طوری تنظیم شوند که امکان تهیه ترازنامه و محاسبه سود و زیان از اطلاعات وارده وجود داشته باشد.

· درطی پلمب دفاتر تجاری ستون هایی که در هر یک از این دفتر ها لازم است باید وجود داشته باشد مثلا ستون هاب حساب های بدهکار و بستانکار یا ردیف مانده در دفتر کل و غیره باید به روشنی و به تفکیک تحریر شده باشند.

· کلیه اطلاعات مربوط به دارایی ها و هزینه ها باید در دفاتر دارایی و هزینه ثبت گردد و چیزی از قلم نیفتد.

با وکلای تجاری سودا اندیشان ستاره در ارتباط باشید.

· تاریخ معاملات و رویداد های مالی باید به ترتیب در همه دفاتر پلمب رعایت شود.

· دفتر روزنامه باید به صورت روزانه و دفتر کل به صورت ماهانه یا حداکثر 11 روز بعد از پایان هر ماه تحریر گردند و این کار به تاخیر نیفتد.

· شرکت ها و بنگاههای اقتصادی که دارای چندین شعبه می باشند باید حساب های شعبه های فرعی را روزانه و حداکثر ماهی یکبار در دفاتر قانونی شعبه مرکزی منتقل نمایند.

· با پیشرفت تکنولوژی امکان ثبت حساب ها در دفاتر قانونی از طریق نرم افزارهای طراحی شده بوجود آمده است البته اگر می خواهید از این نرم افزارها استفاده کنید باید این کار به تایید سازمان امور مالیاتی برسد.

پلمب دفاتر شرکت تازه تاسیس چه ضرورتی دارد؟

تمام شرکت های تازه تاسیس، طبق قانون ملزم به تنظیم صورت فعالیت های مالی خود می باشند. این فعالیت ها در دفاتر قانونی به ثبت می رسند و باید در اختیار سازمان امور مالیاتی در استان محل استقرار شرکت تازه تاسیس قرار گیرند. هرگونه تقلب و اشتباه در تکمیل دفاتر قانونی دارای جریمه ها و خسارت های جبران ناپذیر خواهد بود.

پس بهتر است شرایط پلمب دفاتر تجاری شرکت تازه تاسیس را رعایت کنیم. قانون گذاران اهمیت بسیار زیادی برای دفاتر پلمب قائل هستند و بین تجار دفاتر تجاری سندیت دارند. بر طبق ماده ۱۹ قانون تجارت، این دفاتر اگر طبق مقررات قانون تجارت تنظیم و تحریر ونگهداری شود، بین تجار و امور تجاری سندیت خواهد داشت و در غیر این صورت اعتباری ندارد.

نکات تحریر دفاتر قانونی

    اعداد همواره در سمت راست نوشته می‌شوند.

    در دفتر روزنامه رویدادهای مالی باید به‌صورت روزانه ثبت شوند و ظرف مدت 15 روز به سرفصل مربوطه در دفتر کل انتقال یابند.

    جهت جلوگیری از بروز اشتباه در زمان تحریر، بهتر است ابتدا دفاتر را با مداد مشکی تحریر کنید و سپس روی آن با خودکار بنویسید.

    اطلاعات باید روی خطها نوشته شود بدون خط خوردکی و بدون اینکه خطی خالی بماند.

    در صورت بروز اشتباه از تیغ و لاک استفاده نشود.

    خط بعد از ثبت هر رویداد مالی در دفتر روزنامه مخصوص شرح سند می‌باشد

    اولین سطر هر صفحه مخصوص نقل از صفحه قبل و آخرین سطر مخصوص نقل به صفحه بعد می‌باشد در قسمت جمع می‌بایست جمع ستون بدهکار و بستانکار نوشته شود.

    در صورت بروز اشتباه با خودکار قرمز روی اشتباه را خط کشیده و صحیح آن را با خودکار بالای آن درج شود

    جمع ستون بدهکار و بستانکار باید یکسان شود و زمانی اینگونه نیست که کل سند در یک صفحه درج نشود و به صفحه بعد منتقل شود

    انتهای اسناد در دفتر روزنامه و انتهای حساب  در دفتر کل با یک خط کج بسته شود.

    در دفتر کل گردش حساب بدهکار و بستانکار در انتها درج شده و تفاضل حاصل از این دو به عنوان مانده حساب در زیر عدد بزرگتر درج می‌گردد و این مانده به ترازنامه منتقل می‌شود.